Aprire un ristorante: dal progetto alla gestione

Secondo il Rapporto FIPE sulla ristorazione del 2019, il 25% dei ristoranti chiude entro il primo anno di attività; circa la metà chiude entro i primi 3 anni e dopo 5 anni chiudono più della metà dei bar e dei ristoranti ha chiuso.

I passaggi per aprire un ristorante

Senza una buona gestione del progetto, il tuo sogno di possedere un ristorante potrebbe trasformarsi in un incubo. Potresti trovarsi di fronte a ritardi infiniti, a sforamenti di budget e ad un personale infelice.

Trova la posizione perfetta

Proprio come un piatto ha bisogno delle giuste spezie, il tuo ristorante ha bisogno della posizione perfetta. Questo è dove servirai i tuoi clienti, quindi assicurati che sia accessibile, attraente e adatto al tuo concetto.

Consigliamo di condividere un modulo mobile-friendly con tutti i membri del team per tenere traccia delle varie proprietà che state considerando. Su questo modulo, puoi impostare delle domande per il team da compilare, come la posizione della proprietà, le dimensioni, il traffico, il quartiere, insieme ai loro pro e contro. Questo ti permetterà di prendere una decisione informata, facendo confronti più facilmente.

Scegliere un nome e un concept

A meno che tu non abbia optato per l’apertura di un ristorante in franchigia (in tal caso, puoi passare al passaggio successivo), la tua ricerca di mercato servirà a trovare il concept del tuo ristorante.

Cos’è il concept di un ristorante? Un “concept è una combinazione dello stile di servizio del tuo ristorante, della cucina e del cliente target. Servirà per comunicare il tipo di attività ai tuoi investitori, partner commerciali, personale e, alla fine, ai clienti. Dovrebbe essere facile da dire, come “un ristorante vegano full-service di classe” o “un takeout messicano family-friendly”.

Puoi costruire facilmente un concept rispondendo a qualche domanda:

  1. Chi è il tuo cliente target? I clienti target del ristorante possono essere riassunti in un paio di parole. Pensa a quale parola metteresti davanti alla parola “clientela”. Un bistrot francese attrae una clientela di classe, un wine bar una clientela single, un pub una clientela informale e un buffet una clientela family-friendly. Come descriveresti in una o due parole i clienti che verranno al tuo ristorante?
  2. Qual è il tuo stile di servizio? Ci sono due tipi principali di servizio: full-service e quick service. Il full-service significa che la maggior parte dei clienti mangia al tavolo, viene servita dal personale e paga alla fine del pasto. Il quick service significa che i clienti ordinano alla cassa e pagano prima che il loro cibo venga preparato. I punti di quick service possono essere servizio al banco, buffet o solo take-away. I ristoranti che offrono  sia quick che full-service, tendono comunque ad essere categorizzati come full-service.
  3. Qual è la tua cucina? Questa è la più facile. Che tipo di cibo servirai? Hamburger? Pizza? Tacos?

Ora, prendi tutte queste parole e mettile nell’ordine che fluisce meglio. Combinalo con il nome del tuo ristorante e avrai l’intestazione del tuo piano aziendale per il ristorante.

Progetta il Tuo Layout

Ti stai avvicinando all’apertura. Ora è il momento di assicurarti che lo spazio permetta di fluore nel modo migliore per la tua attività. I migliori piani di layout per ristoranti consentono il flusso di persone, prodotti e informazioni. Il tuo layout includerà naturalmente spazi per la tua cucina e la sala da pranzo, ma deve anche includere cose meno vistose come prese elettriche e scarichi a pavimento.

La maggior parte dei ristoranti riserva dal 40% al 60% dello spazio totale per la sala da pranzo e l’area clienti. Le cucine di solito occupano il 30% della superficie totale, con metà di questo spazio dedicato alla preparazione del cibo e l’altra metà dedicata a conservazione del cibo, lavaggio stoviglie, igiene e ricezione delle forniture. Dovrai anche stabilire esattamente dove saranno posizionati attrezzature chiave come frigoriferi, lavastoviglie, fornelli e lavandini, poiché questo influisce sulla posizione di impianti elettrici ed idraulici.

Puoi fare uno schizzo del layout con semplice carta e penna o utilizzare strumenti di disegno online. Molti marchi di mobili e attrezzature includono alcuni strumenti gratuiti sui loro siti web. Se utilizzi un (POS) per operare, puoi anche utilizzare gli strumenti di layout del piano di vendita in quel sistema, per giocare con il layout della tua sala da pranzo fino a renderlo perfetto.

Firma e organizza i contratti tenendo presente le date

Dai contratti di locazione e licenze agli accordi con i fornitori e, in seguito, ai contratti e agli accordi con i dipendenti, la chiave è mantenere i tuoi contratti sicuri e accessibili.

Ti consigliamo di costruire un sistema digitale di gestione dei documenti per archiviarli e aggiornarli, impostando promemoria automatici per le date chiave per evitare ritardi e tracciare eventuali compiti relativi ai contratti nello stesso luogo. Questo ti permettà di non perdere scadenze o documenti importanti.

Delega

Per far avanzare il progetto, tu e il tuo team di apertura del negozio dovete assicurarvi che nessun testimone cada. Questo significa che tutti nel team devono essere responsabili dei compiti e dei traguardi.

È buona pratica assegnare accuratamente i compiti alle persone del tuo team in base alle loro competenze e esperienze. Ad esempio, il tuo responsabile finanziario sarà incaricato di firmare i contratti e di effettuare i pagamenti. Il tuo capo guiderà lo sviluppo del menu e consegnerà un menu completo 4 settimane prima della data di apertura, per ordinare tempestivamente i fornitori da parte del tuo responsabile dell’inventario.

Puoi anche sfruttare le automazioni per rendere più facile il tracciamento dei compiti e delle scadenze per il tuo team, in modo che non perdano gli impegni per caso.

Assumere lo staff

Quando si apre un nuovo ristorante, uno degli aspetti più cruciali è creare un team solido di dipendenti. È un’opportunità per stabilire una cultura lavorativa positiva, garantendo un’operatività fluida e un’eccellente assistenza al cliente. Mettete impegno nei vostri benefit per dipendenti, nella formazione e negli incentivi per creare un ambiente lavorativo positivo e mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata. Priorizzando questi fattori, è possibile migliorare i tassi di retention dei dipendenti e posizionare il proprio ristorante per un successo a lungo termine.

Nel completare lo staff, ci sono diverse posizioni chiave su cui concentrarsi. Per prepararsi al colloquio, consultate la nostra guida sulle domande di colloquio per ristoranti.

Certificazioni e licenze

Per operare legalmente, è necessario ottenere le certificazioni e le licenze richieste. È fondamentale consultare le autorità locali e il consulente legale per assicurarsi di avere tutte le autorizzazioni necessarie.

Visualizza i progressi

Il lancio del tuo ristorante è un progetto e ogni progetto ha bisogno di una roadmap. Invece di soffrire con lo scorrimento delle date in un foglio di calcolo, una rappresentazione visiva del tuo progresso sarà più utile, come un diagramma di Gantt o una visualizzazione del calendario che mostra cosa deve essere fatto, chi è responsabile e quando è previsto.

Questo aiuterà tutti a rimanere sulla buona strada e potrai identificare rapidamente eventuali ritardi e aggiustare i tuoi piani di conseguenza prima che influenzino la data di apertura.

Pianifica per l’imprevisto

Un ritardo nell’approvazione della licenza, un improvviso aumento dei costi dell’attrezzatura o un membro chiave del team che si ammala, può accadere qualsiasi cosa. È buona pratica avere sempre un piano di emergenza. Questo non solo riduce il panico quando qualcosa va storto, ma tiene anche il tuo progetto sulla buona strada.

Ti consigliamo di considerare le competenze e le esperienze del tuo team quando si tratta di questo piano e di invitare tutti a pensare ai rischi potenziali e sulle soluzioni applicabili nel loro ambito di responsabilità. Un processo di brainstorming (clicca qui se non sai di cosa si tratta) può iniziare e finire utilizzando un documento online, dove tutti possono contribuire, commentare e modificare per convertire le idee in piani nello stesso luogo.

Investi negli strumenti giusti

Ti consigliamo di armarti e armare il team con lo strumento giusto che ti aiuta a fare tutto ciò con facilità, e assicurati che lo strumento sia facile da usare su mobile poiché il tuo team sarà spesso in movimento. Ti consigliamo di cercare le seguenti funzioni per implementare i suggerimenti senza problemi:

Gestione del progetto e della timeline sia su mobile che su desktop

Capacità di assegnare compiti a utenti specifici e automatizzare i promemoria

Creare, organizzare e condividere documenti importanti in modo sicuro

Capacità di connettersi con servizi di gestione come DocuSign.

Acquistare attrezzature per ristoranti

Investire nelle attrezzature giuste garantisce che la tua cucina funzioni in modo efficiente ed efficace. Anche se potresti aver bisogno di acquistare attrezzature specializzate, ci sono certi tipi di attrezzature di cui ogni ristorante ha bisogno, come frigoriferi, fornelli, forni, friggitrici, griglie e tavoli da lavoro. Quando si tratta di equipaggiare una cucina, ci sono tre opzioni disponibili per i nuovi proprietari di ristoranti:

Attrezzature nuove

Le attrezzature nuove offrono il vantaggio di partire da zero. Le attrezzature nuove sono affidabili e di solito sono accompagnate da garanzie, garantendo che eventuali problemi o malfunzionamenti imprevisti siano coperti. Tuttavia, le attrezzature nuove possono essere costose, specialmente per le nuove imprese con budget limitati.

Acquistare attrezzature usate

Le attrezzature usate possono essere convenienti dal punto di vista del budget pur fornendo la funzionalità necessaria per la tua cucina. Molti elettrodomestici da cucina possono essere trovati a prezzi significativamente più bassi, rendendolo un’opzione interessante per gli imprenditori che vogliono risparmiare sui costi iniziali.

Noleggiare attrezzature

Noleggiando attrezzature, puoi evitare i pesanti costi iniziali dell’acquisto di attrezzature nuove. Un esempio sono i condizionatori. Dovrai rendere la struttura piacevola per i clienti e quindi i condizionatori sono indispensabili per garantire comfort. Su siti come Inorent è possibile noleggiare condizionatori con la formula di noleggio a lungo termine che prevede anche la possibilità di riscatto finale. Durante il noleggio, pagherai una quota mensile per un contratto di locazione stabilito, con l’opzione di estendere il tuo contratto alla fine. Il noleggio ti dà la possibilità di aggiornare le tue attrezzature man mano che la tecnologia avanza o quando le esigenze della tua attività cambiano.

Pubblicizza il tuo ristorante

Una delle chiavi per aprire un ristorante di successo è far sapere alla gente della sua esistenza. Una pubblicità efficace dovrebbe anche suscitare entusiasmo riguardo al tuo brand, attirando i clienti a visitarlo. Di seguito abbiamo elencato i modi comuni con cui i nuovi ristoranti pubblicizzano il loro brand:

Costruisci un sito web

Il sito web del tuo ristorante dovrebbe essere facile da navigare, e il design dovrebbe rappresentare il tuo brand. Includi informazioni di base, come il tuo indirizzo, numero di telefono, orari e menù. Anche se puoi assumere un professionista per creare il tuo sito web, puoi farne uno con piattaforme di hosting user-friendly come Wix, Squarespace o WordPress.

Inserisci il tuo ristorante online

Registrarsi su Yelp, Tripadvisor e Google My Business rende facile per i potenziali ospiti trovare le informazioni sul tuo ristorante. Gli ospiti possono anche lasciare recensioni dopo averlo visitato, aumentando la tua autorità e il tuo appeal.

Abbraccia i social media

Mantenere una presenza sui social media è essenziale per i ristoranti moderni. Crea account Facebook, Twitter e Instagram per condividere notizie, foto e curiosità sul tuo ristorante. TikTok ha guadagnato popolarità negli ultimi anni, dimostrando di essere un modo efficace per coinvolgere i clienti.

Offri promozioni ai nuovi ospiti

Offri una promozione per i nuovi ospiti. Una bevanda gratuita, un dessert o uno sconto sulla loro prima bolletta sono modi allettanti per attirare i clienti.

Organizza una grande apertura

Crea entusiasmo intorno al tuo nuovo ristorante organizzando una grande apertura. Eventi speciali come degustazioni di vini, musica dal vivo o corsi di cucina sono anche un ottimo modo per attirare l’attenzione.

Conclusioni

Ecco le cose fondamentali da sapere prima di aprire un ristorante. Aprire un ristorante è un sogno per molti e, con una buona gestione, quel sogno può diventare realtà. Seguendo i suggerimenti sarai in grado di servire i tuoi clienti con cibo delizioso nel tuo stesso ristorante prima di quanto pensi.